Archiviazione documentale: integrata e sicura

Archiviazione documentale: organizzazione digitale integrata e sicura

Il modulo di archiviazione documentale ASA consente di conservare e gestire documenti aziendali in formato digitale in modo strutturato, sicuro e completamente integrato con tutte le altre funzionalità del gestionale.
Una soluzione che riduce i costi, azzera la carta e velocizza l’accesso alle informazioni.

Gestione documentale integrata

• Archiviazione automatica: tutti i documenti generati dal gestionale (conferme d’ordine, fatture, DDT...) vengono archiviati automaticamente senza intervento manuale.
  
  
• Indicizzazione intelligente: le chiavi di ricerca vengono ricavate in automatico dai dati inseriti in fase di registrazione e dalle tabelle associate, facilitando il recupero rapido delle informazioni.
  
  
• Gestione GED (Gestione Elettronica Documenti): il sistema supporta anche documenti esterni (contratti, assicurazioni, note interne) con possibilità di creare categorie personalizzate e allegare file digitali, immagini, scansioni o link a documenti esistenti.

Archiviazione flessibile e intelligente

• Archiviazione contestuale o differita: è possibile archiviare i documenti subito oppure successivamente tramite barcode, scanner e riconoscimento automatico dei documenti.
  
  
• Associazione automatica di allegati: ogni “pratica” archiviata può contenere documenti correlati (disegni tecnici, comunicazioni, immagini), favorendo una visione completa e centralizzata.
  
  
• Organizzazione per aree e categorie: i documenti sono ordinati per area operativa, con accessi profilati in base ai permessi utente per garantire riservatezza e sicurezza.

Vantaggi per l’azienda

• Riduzione dello spazio fisico: elimina la necessità di conservare archivi cartacei ingombranti e deperibili.
• Taglio dei tempi e dei costi: nessuna ricerca manuale, stampa o movimentazione fisica dei documenti: tutto è accessibile in pochi clic dal gestionale.
  
  
• Personalizzazione e semplicità: il sistema è completamente integrato e configurabile secondo le esigenze aziendali, con tempi di apprendimento minimi per gli operatori.
  
  
• Sicurezza e privacy: ogni documento è protetto da un sistema di gestione dei permessi che limita l’accesso solo agli utenti autorizzati.

Il modulo di archiviazione documentale ASA trasforma l’archivio aziendale in una risorsa strategica, accessibile e protetta, migliorando l’efficienza interna e la qualità del lavoro quotidiano.